Verifactu y factura electrónica: no es lo mismo ni es 2026

Busca «Verifactu» en Google y media España te dirá que la obligación entra en vigor en 2026. Es una fecha copiada de blog en blog hasta convertirse en verdad de internet. El texto consolidado del Real Decreto 1007/2023, tal y como está en el BOE, dice otra cosa.

El artículo 3.1.a) son los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades. «El resto de obligados tributarios mencionados en el artículo 3.1» incluye a los del IRPF que desarrollan actividades económicas: los autónomos. Si eres autónomo, tu fecha es el 1 de julio de 2027. La propia Agencia Tributaria lo repite en sus preguntas frecuentes sobre estos sistemas: los contribuyentes sujetos al Impuesto sobre Sociedades deberán tener adaptados los sistemas informáticos «antes del 1 de enero de 2027», y el resto de obligados del artículo 3.1 deberán tenerlos operativos «antes del 1 de julio de 2027».

Pero la fecha es solo el síntoma. El problema de fondo es que hay dos obligaciones distintas, de normas distintas, con calendarios y obligados distintos, y casi todo el mundo las mezcla en el mismo párrafo. Vamos a separarlas.

Dos normas que no hablan de lo mismo

La primera es el reglamento de sistemas informáticos de facturación, el RD 1007/2023, del que Verifactu es una modalidad. Regula cómo se comporta tu programa: que los registros que genera no se puedan tocar, que estén encadenados y que lleven una huella. No dice en qué formato viaja la factura hasta tu cliente: puede seguir siendo un PDF, o papel.

La segunda es la factura electrónica obligatoria entre empresas y profesionales, del artículo 12 de la Ley 18/2022 «Crea y Crece», desarrollado por el Real Decreto 238/2026, publicado en el BOE el 31 de marzo de 2026. Esta sí regula el formato: la factura pasa a ser un mensaje estructurado que lee una máquina. Y añade algo nuevo: informar de si has pagado y cuándo.

Verifactu: qué está obligando exactamente

El reglamento no obliga a «tener Verifactu». Obliga a que el programa con el que facturas cumpla unos requisitos. El artículo 8 los enumera: integridad e inalterabilidad «de forma que, una vez generados y registrados, no puedan ser alterados sin que el sistema informático lo detecte y avise de ello», y trazabilidad, con registros «encadenados de manera que pueda verificarse su rastro siguiendo su secuencia de creación desde el primero al último».

La consecuencia práctica que más va a doler: se acabó rectificar una factura por dentro. El artículo 8 dice que «cualquier necesidad de corrección o anulación de los datos registrados deberá ser realizada mediante al menos un registro de facturación adicional posterior, de forma que se conserven inalterables los datos originalmente registrados». Si sueles corregir el número o la fecha de una factura ya emitida y reimprimirla, esa costumbre se acaba.

«Es que yo facturo con Excel»

Muchísimos autónomos están aquí, y la respuesta depende de para qué uses la hoja. El artículo 1 define el sistema informático de facturación como «el conjunto de hardware y software utilizado para expedir facturas» que admite la entrada de información, la conserva y la procesa «para producir otros resultados derivados». Esa tercera acción es la que decide.

La AEAT lo aterriza en sus preguntas frecuentes. Si usas Excel, Numbers, Word o Pages solo para introducir los datos, imprimir la factura y guardarla, no te afecta. Sí te afecta si los usas para «procesar la información de facturación contenida en el programa para generar directamente los libros registros de IVA»: una macro que construye el libro registro de facturas expedidas te mete de lleno en el reglamento. Un listado de facturas en una hoja, no.

Y si facturas a mano, la AEAT es tajante: si se hace «de forma manual, por talonarios o escribiendo sobre los mismos a mano o a máquina, no le afectaría el RRSIF porque no utiliza ningún sistema informático de facturación». La trampa: eso vale si todas tus facturas son manuales. Basta con emitir una parte con un programa, porque el artículo 3.1 se aplica «aunque solo los usen para una parte de su actividad».

Tercer caso muy común: le pasas los datos a tu gestor y él emite las facturas. La AEAT responde que quedas sujeto «cuando el empresario entregue al asesor/gestor la información para que sea éste quien emita materialmente las facturas y utiliza un SIF». Ahí es el gestor quien genera el registro de facturación y, si está en modalidad Verifactu, quien lo remite.

Modo Verifactu y modo no Verifactu

En modo Verifactu, tu programa envía a la AEAT todos los registros que genera, según el artículo 16, «de forma continuada, segura, correcta, íntegra, automática, consecutiva, instantánea y fehaciente». A cambio, el reglamento presume el cumplimiento por diseño y te ahorra trabajo: estos sistemas «no tendrán la obligación de realizar la firma electrónica de los registros de facturación», basta con que calculen la huella o hash. Tus facturas llevarán un QR y la frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «VERI*FACTU».

En modo no Verifactu no envías nada de forma sistemática: guardas los registros en local, firmados electrónicamente, conservados durante los plazos de la Ley General Tributaria y con un registro de eventos. La Administración puede presentarse y exigir «el acceso completo e inmediato» a esos registros. El QR sigue siendo obligatorio; la frase «VERI*FACTU» no, porque solo se pone cuando hay remisión.

La diferencia práctica es de carga de trabajo y de visibilidad. En modo Verifactu la remisión es automática y el reglamento te exime de firmar electrónicamente los registros; a cambio, Hacienda ve tus facturas según las emites. En modo no Verifactu no las ve, pero la firma, la conservación y el registro de eventos corren de tu cuenta. Cuál encaja en tu caso es conversación con tu gestor, no una elección por descuido.

Quién se queda fuera, que también importa

Hay exclusiones reales y conviene mirarlas antes de contratar nada. El artículo 3.3 deja fuera a «los contribuyentes que lleven los libros registros en los términos establecidos en el apartado 6 del artículo 62 del Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido»: quien ya está en el SII no entra aquí. El propio artículo 3.1.a) deja fuera además a «las entidades exentas a que se refiere el apartado 1 del artículo 9 de la Ley 27/2014», y las parcialmente exentas solo quedan sujetas por las operaciones que generan rentas sujetas y no exentas.

El artículo 1.3 fija el criterio territorial: el reglamento se aplica en todo el territorio español, «sin perjuicio de los regímenes tributarios forales de concierto y convenio económico» del País Vasco y Navarra, y con las especialidades previstas para Canarias, Ceuta y Melilla. La AEAT lo traduce en su regla de los cuatro NO como no tener domicilio fiscal en los territorios históricos del País Vasco o en Navarra: si es tu caso, esto lo miras con tu gestor y no en una tabla. Y el artículo 5 abre una puerta poco conocida, la solicitud de no aplicación, que la AEAT puede resolver ante «circunstancias excepcionales de índole técnico que imposibiliten dicho cumplimiento». La propia Agencia lo resume como la «regla de los 4 NO»: no facturar exclusivamente a mano, no estar en el SII, no tener domicilio fiscal foral y no tener resolución de no aplicación.

La otra obligación: la factura electrónica entre empresas

El mandato lo introdujo el artículo 12 de la Ley 18/2022 en la Ley 56/2007, cuyo artículo 2 bis dice hoy: «Todos los empresarios y profesionales deberán expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otros empresarios y profesionales. El destinatario y el emisor de las facturas electrónicas deberán proporcionar información sobre los estados de la factura.» Fíjate en el matiz: es B2B. Las facturas a particulares no entran.

El RD 238/2026 concreta el formato. Su artículo 7.1 exige que la factura se sustancie «en un mensaje informático de carácter estructurado, ajustado al modelo semántico de datos EN16931 del Comité Europeo de Normalización» y admite cuatro sintaxis: CII, UBL, mensaje EDIFACT de factura y mensaje Facturae. Un PDF no es ninguna de las cuatro.

Lo que cambia la relación con tus clientes es el artículo 10: como destinatario de una factura tendrás que informar de la «aceptación o rechazo comercial de la factura y fecha en que se produce» y del «pago efectivo completo de la factura y su fecha efectiva de pago», en un plazo máximo de «cuatro días naturales, excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales». Ese es el objetivo de fondo de la norma: hacer visible la morosidad. Y conviene conocer el artículo 2 bis.3 bis de la Ley 56/2007: «El receptor de la factura no podrá obligar a su emisor a la utilización de una solución, plataforma o proveedor de servicios de facturación electrónica predeterminado.» Ningún cliente grande puede imponerte su plataforma.

Por qué aquí no te doy una fecha

Porque el propio real decreto no la da. El RD 238/2026 entró en vigor «a los veinte días de su publicación», pero su aplicación efectiva queda diferida y los plazos se cuentan «desde la entrada en vigor de la orden ministerial prevista en el apartado 1 de la disposición final tercera»: doce meses para quien haya superado los 8 millones de euros de volumen de operaciones el año anterior, veinticuatro para el resto. Mientras esa orden no entre en vigor el reloj no corre, y no he podido verificar en el BOE que se haya publicado. Quien te dé una fecha exacta para autónomos está rellenando un hueco que la norma deja abierto.

Hay además un colchón: la disposición transitoria tercera retrasa doce meses más la exigibilidad de informar de los estados de factura a personas físicas y entidades en atribución de rentas por debajo de esos 8 millones, y precisa que «hasta dicha fecha, el suministro de información sobre los estados de factura revestirá carácter voluntario».

Dónde entra la IA, y sobre todo dónde no

Las herramientas de IA que leen facturas, extraen NIF, base y cuota y categorizan gastos prometen quitarte trabajo de transcripción. Conviene saber qué resuelven y qué no.

Lo que no resuelven: nada de lo que exige el reglamento. La obligación no va de leer facturas, sino de generar el registro de facturación al expedirlas, encadenado y con huella. Un extractor de IA trabaja aguas abajo, sobre facturas que ya existen. Y la responsabilidad no se delega: el obligado tributario es el del artículo 3, y quien certifica que el programa cumple es el fabricante, mediante la declaración responsable del artículo 13, que puedes exigirle. «Lo hago con IA» no es una respuesta ante una comprobación.

Lo que casi nadie te dice: subir facturas de tus clientes a una herramienta de IA es un tratamiento de datos personales. Una factura lleva nombre, NIF, domicilio y a veces el detalle del servicio. Cuando un proveedor trata esos datos por cuenta de otro, el RGPD regula esa relación mediante un contrato de encargado del tratamiento, y son preguntas razonables dónde se alojan y si se usan para entrenar modelos. No es una manía de esta web: el propio artículo 7 del reglamento recuerda que «cuando los sistemas informáticos traten datos personales, deberán garantizar el cumplimiento de lo dispuesto en el Reglamento (UE) 2016/679» y en la Ley Orgánica 3/2018, «así como los criterios que se establezcan por la Agencia Española de Protección de Datos».

Donde sí aporta valor es en la recepción: clasificar gasto, detectar duplicados, cuadrar facturas con movimientos bancarios, avisar de vencimientos. Con la factura electrónica estructurada, además, buena parte de esa extracción dejará de hacer falta: cuando el dato llega en EN16931 ya no hay que adivinarlo leyendo un PDF.

Qué preguntar, en concreto

A tu proveedor de software: ¿tenéis la declaración responsable del artículo 13, y para qué versión? ¿Ofreceréis modo Verifactu, no Verifactu o los dos? Si es no Verifactu, ¿quién guarda los registros y cómo los exporto si me voy? ¿Soportaréis EN16931, y en qué sintaxis?

A tu gestor: con mi actividad y mi forma de facturar, ¿entro en el reglamento o en alguna exclusión? Si las facturas las emites tú, ¿tu sistema está adaptado y quién genera el registro? ¿Me conviene el modo Verifactu?

Dos avisos finales. Este artículo describe lo que dicen las normas y no es asesoramiento fiscal ni jurídico: no soy abogado ni asesor fiscal, y tu caso concreto lo tiene que ver tu gestor. Y sobre las multas del artículo 201 bis de la Ley General Tributaria, que verás citadas por todas partes: no he conseguido leer ese artículo en el texto consolidado del BOE, así que no reproduzco importes. Prefiero dejarte el hueco señalado que darte una cifra sin verificar.