Factura electrónica obligatoria: octubre de 2028, y lo que cambia no es el formato

Durante dos años, a quien preguntaba cuándo le iba a obligar la factura electrónica había que contestarle que no había fecha. La ley estaba aprobada, el reglamento también, y los dos plazos colgaban de una orden ministerial que no se había publicado. El 5 de octubre de 2026 se publicó. El reloj lleva corriendo desde el día siguiente, y eso convierte una pregunta abierta en una fecha de calendario.

El día siguiente al 5 de octubre de 2026 es el 6 de octubre de 2026. A partir de ahí, la disposición final cuarta del RD 238/2026 reparte dos plazos contados «desde la entrada en vigor de la orden ministerial prevista en el apartado 1 de la disposición final tercera»: «Doce meses después» para quien haya facturado más de 8 millones de euros el año anterior, y «Veinticuatro meses después, para el resto de los empresarios y profesionales».

La norma cuenta meses, no fija un día en el calendario, así que la cifra útil es el mes.

Si eres autónomo, tu fecha es octubre de 2028. Y conviene decir ya lo que importa más que la fecha: lo que esta norma cambia no es el formato de tus facturas. Es que a partir de entonces habrá un registro de quién paga y quién no.

Esto no es Verifactu, y mezclarlos sale caro

Son dos obligaciones distintas, de normas distintas, con obligados y calendarios distintos. El reglamento de sistemas informáticos de facturación —el RD 1007/2023, del que Verifactu es una modalidad— regula cómo se comporta tu programa: que los registros no se puedan tocar y que lleven huella. La factura electrónica obligatoria regula el formato en que la factura viaja hasta tu cliente, y solo cuando ese cliente es otro empresario o profesional. Lo he explicado en detalle en Verifactu y factura electrónica: no es lo mismo ni es 2026; aquí doy por hecha esa frontera.

A quién obliga, en serio

El artículo 3.1 del RD 238/2026 acota la obligación por dónde está tu cliente: deberás expedir la factura «en formato electrónico cuando el destinatario de la operación sea un empresario o profesional que tenga en España la sede de su actividad económica, o tenga en España un establecimiento permanente o, en su defecto, el lugar de su domicilio o residencia habitual». Si facturas a particulares, no entras. Si facturas a una empresa de fuera sin establecimiento aquí, tampoco por esta vía.

Y hay una excepción que se lleva por delante a mucha gente, en el buen sentido. El artículo 4.1 abre así: «Se exceptúan de la obligación de expedir, transmitir y entregar factura en formato electrónico las operaciones que se documenten a través de facturas simplificadas», y añade un matiz: «a menos que se trate de facturas simplificadas cualificadas». Es decir, el ticket de siempre se queda fuera. Si tu actividad se documenta casi toda con factura simplificada, esto te toca mucho menos de lo que parece. Si emites factura completa a otros profesionales, te toca de lleno.

Las demás excepciones del real decreto son sectoriales y muy concretas: el operador del mercado eléctrico, el del mercado organizado de gas y las cámaras de compensación de la IATA. Si no eres ninguno de los tres, no te sirven.

El formato, que es la parte aburrida

El artículo 7.1 exige que la factura se sustancie en «un mensaje informático de carácter estructurado, ajustado al modelo semántico de datos EN16931 del Comité Europeo de Normalización», y admite cuatro sintaxis: CII, UBL, mensaje EDIFACT de factura y mensaje Facturae. Un PDF no es ninguna de las cuatro, por bonito que sea y por mucho que lo llames factura electrónica.

Esto, en la práctica, no lo vas a hacer tú: lo hará tu programa de facturación. La pregunta útil no es «¿qué es UBL?» sino «¿mi programa lo va a emitir, y en qué sintaxis?».

Lo que de verdad cambia: vas a tener que decir si has pagado

Aquí está el fondo de la norma, y casi nunca aparece en los titulares. Como destinatario de una factura, el artículo 10.1 te obliga a informar a quien te la emitió de dos estados: la «Aceptación o rechazo comercial de la factura y fecha en que se produce» y el «Pago efectivo completo de la factura y su fecha efectiva de pago». Opcionalmente puedes informar también de aceptaciones y pagos parciales y de la cesión de la factura a un tercero para su cobro.

El plazo para avisar es corto: el artículo 10.3 da un «plazo máximo de cuatro días naturales, excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales, desde la fecha en que se produce el estado que se informa en cada caso».

Y el artículo 12 añade la pieza que mucha gente se salta: comunicar el pago completo o el rechazo a la solución pública es obligatorio «independientemente de si se ha utilizado la solución pública de facturación electrónica o una plataforma privada». No te libras por usar una plataforma de pago. Pero lo que de verdad conviene subrayar es la frase siguiente:

Callarse deja de ser neutral. Si recibes una factura con la que no estás de acuerdo y no haces nada, la norma presume que la aceptaste. Hoy, en papel, el silencio no te compromete casi a nada; con esto sí.

Un detalle que parece menor y no lo es: el artículo 15 remite el cálculo del plazo de pago al artículo 4 de la Ley 3/2004 contra la morosidad, y precisa que «en caso de que la factura no incluya la fecha de las operaciones que documenta, se tomará como fecha de inicio del plazo de pago la fecha de expedición de la factura». Poner o no poner la fecha de la operación deja de ser un adorno.

Quién va a ver todo esto

La parte que menos se cuenta. El sistema español de factura electrónica se compone, según el artículo 5.1, de las plataformas privadas y de la solución pública, que «cumplirá además la función de repositorio de facturas, y que será gestionada por la Agencia Estatal de Administración Tributaria».

Repositorio no es una palabra inocente. Si tu proveedor de software no usa la solución pública para emitir, el artículo 6.2 le obliga a «remitir simultáneamente a su emisión una copia electrónica fiel de cada factura en la sintaxis UBL (Universal Business Language) a la solución pública». Simultáneamente a su emisión, y de cada factura. Elijas la vía que elijas, una copia acaba en el mismo sitio.

Con esa información, el artículo 14 abre dos puertas. La primera: la AEAT «dará acceso a la información necesaria para el seguimiento de los plazos de pago de las facturas entre empresarios y profesionales en España, al Ministerio de Economía, Comercio y Empresa y al Ministerio de Industria y Turismo». La segunda es más concreta todavía: la Agencia «enviará a la Secretaría del Observatorio Estatal de la Morosidad Privada, durante el primer trimestre de cada año, la información necesaria para la elaboración del listado de empresas que en el año precedente hayan incumplido los plazos de pago».

Dicho sin rodeos: el objetivo declarado de la norma es hacer visible quién paga tarde, y el mecanismo para conseguirlo es que todas las facturas entre empresas pasen por un repositorio de la Agencia Tributaria con la fecha de pago pegada. Si eres de los que cobran tarde, esto juega a tu favor. Si eres de los que pagan tarde, también lo verán.

No digo con esto que haya nada irregular: lo dice el propio real decreto en su articulado, y la finalidad antimorosidad está en la ley de la que cuelga. Lo digo porque se ha contado como un cambio de formato y es otra cosa.

La vía por defecto es la pública, y no tienes que pedirla

Si no haces nada, ya has elegido. El artículo 6.1 dice que cuando los empresarios y profesionales «no hayan acordado expresamente con sus proveedores recibir sus facturas electrónicas a través de una o varias plataformas privadas de intercambio de facturas electrónicas, se entenderá que optan por la solución pública de facturación electrónica sin que tengan que efectuar para ello manifestación expresa alguna».

Y para emitir, la disposición adicional primera compromete a la AEAT a desarrollar «una aplicación o formulario gratuito, que, bajo determinadas condiciones y requisitos, permitirá a todos los empresarios y profesionales y, en su caso, a sus autorizados, la expedición de facturas electrónicas». Si facturas poco, esa es probablemente tu respuesta y no hace falta contratar nada. Quien use la solución pública tendrá que emplear la sintaxis UBL, según el artículo 11.2.

¿Y estará lista a tiempo? La orden de octubre se compromete por escrito: la solución pública tiene que estar disponible «al menos dos meses antes de la primera aplicación efectiva de esta orden». Si tu fecha es octubre de 2028, eso apunta a tenerla a mano en verano de 2028. Es un compromiso de la norma, no una promesa que yo pueda garantizar.

Ningún cliente puede imponerte su plataforma

Conviene saberlo antes de que un cliente grande te diga que te des de alta en su portal. El artículo 2 bis.3 bis de la Ley 56/2007, el que introdujo la Ley «Crea y Crece», es tajante: «El receptor de la factura no podrá obligar a su emisor a la utilización de una solución, plataforma o proveedor de servicios de facturación electrónica predeterminado.» La interoperabilidad entre plataformas es obligación de las plataformas, no tuya.

El colchón que sí tienes

Emitir en formato estructurado y avisar de los estados no llegan a la vez. La disposición transitoria tercera deja la obligación de informar de los estados, para personas físicas y entidades en atribución de rentas por debajo de los 8 millones, para «cuando hayan transcurrido doce meses desde la fecha en que este real decreto produzca efectos para los sujetos a que se refiere la disposición final cuarta, apartado 1, letra b)» —doce meses más, octubre de 2029— y precisa: «Hasta dicha fecha, el suministro de información sobre los estados de factura revestirá carácter voluntario.»

Al otro lado de la escala hay otro colchón, este para los grandes: durante los doce primeros meses, quien supere los 8 millones tendrá que acompañar cada factura electrónica de un PDF legible, salvo que el destinatario acepte expresamente recibirlas sin él. Si eres proveedor pequeño de una empresa grande, en 2027 vas a seguir recibiendo el PDF al que estás acostumbrado.

La condición europea que nadie cita

Hay una línea en la ley de cabecera que conviene conocer antes de dar ninguna fecha por definitiva. La disposición final octava de la Ley 18/2022 termina así: «La entrada en vigor del artículo 12 está supeditada a la obtención de la excepción comunitaria a los artículos 218 y 232 de la Directiva 2006/112/CE del Consejo, de 28 de noviembre de 2006, relativa al sistema común del impuesto sobre el valor añadido.»

Lo que ha pasado por el camino es que esa autorización ha dejado de hacer falta. La Directiva (UE) 2025/516 del Consejo, de 11 de marzo de 2025 —el paquete del IVA en la era digital— modifica esos dos artículos con efecto desde su propia entrada en vigor, y añade al artículo 218 que «los Estados miembros, con arreglo a las condiciones que establezcan, podrán solicitar a los sujetos pasivos establecidos en sus territorios la obligación de expedir facturas electrónicas por las entregas de bienes o prestaciones de servicios realizadas en sus territorios distintas de las establecidas en el artículo 262».

No voy a cerrar yo esa frase: ninguna de las fuentes que he leído dice expresamente que la condición de la disposición final octava esté cumplida, y no soy abogado. Lo que sí es comprobable es cómo ha actuado el Ministerio, que ha publicado una orden dando por iniciado el cómputo de los plazos de esa misma disposición.

Qué haces tú con esto, hoy

Nada urgente, y dos cosas útiles.

A tu proveedor de software, ahora que toca renovar: ¿vais a emitir en EN16931, y en qué sintaxis de las cuatro? ¿Enviaréis la copia fiel en UBL a la solución pública, o vuestra vía es directamente la pública? ¿Cómo voy a informar de los estados de las facturas que recibo, y con qué aviso para no pasarme de los cuatro días? Si me voy con otro, ¿cómo me llevo las facturas?

A tu gestor: con mi forma de facturar, ¿cuántas de mis facturas son simplificadas y se quedan fuera? ¿Me compensa el formulario gratuito de la AEAT o necesito un programa? Y si recibo facturas que a veces discuto, ¿qué proceso montamos para rechazarlas a tiempo, ahora que el silencio cuenta como aceptación?

Lo que no haría es contratar nada con prisa en 2026 para una obligación de 2028. Entre medias va a cambiar la oferta de software, va a existir la solución pública y es probable que se publiquen aclaraciones. Tener claro cuál es tu fecha vale más que adelantarla.

Dos avisos finales. Este artículo describe lo que dicen las normas con la fuente al lado y no es asesoramiento fiscal ni jurídico: no soy abogado ni asesor fiscal, y tu caso concreto lo tiene que ver tu gestor. Y sobre el régimen sancionador: no reproduzco importes de multas porque no los he podido verificar en el texto consolidado de la norma que los fija. Prefiero dejarte el hueco señalado que darte una cifra sin comprobar.

Normas consultadas en el BOE y en EUR-Lex el 1 de noviembre de 2026.