Excel con IA: pídele la fórmula, no el resultado

Hay una frase que resume casi todo lo que hay que saber antes de meter inteligencia artificial en una hoja de cálculo: la IA no calcula, escribe. Puede escribirte una fórmula excelente, y esa fórmula la calcula Excel. Pero si le pides directamente el resultado, lo que te devuelve no es una operación: es una respuesta redactada que se queda ahí puesta. Parece lo mismo en la celda. No lo es, y la diferencia se nota el día que los números cambian. Con esa distinción en la cabeza, casi todas las decisiones que vienen después se resuelven solas.

Primero: hay dos sitios distintos donde puede vivir la IA

Y no se parecen en nada, aunque la gente los llame igual.

El primero es gratis y sirve para aprender. El segundo cuesta dinero y sirve para trabajar. Cuál de los dos compensa depende sobre todo de lo que ya estés pagando: si en la empresa ya hay Microsoft 365, lo que toca mirar es qué licencia de Copilot os falta; si en casa ya pagas ChatGPT Plus, la cuenta es otra distinta. En este artículo no hay ni una cifra, porque los precios verificados y con fecha están en las comparativas de precio de esta web.

Ese segundo sitio tiene, además, una puerta que conviene conocer antes de ponerse a buscar el botón. En Microsoft, Copilot «tiene requisitos específicos para la versión de la aplicación, la licencia, la red y la configuración de privacidad», de modo que un compañero puede tenerlo y tú no con el mismo Excel instalado. En Google la condición es todavía más concreta: la función «requiere un plan apto de Google Workspace o de IA de Google» y, sobre todo, «funciona mejor con archivos nativos de Hojas de cálculo de Google», hasta el punto de que, para usarla en un archivo de Excel, la propia ayuda te manda pasar antes por «Guardar como hoja de cálculo de Google». Dicho de otra forma: si tu empresa trabaja en .xlsx, Gemini no entra en tu archivo tal como está; entra en una copia convertida, que es otro archivo y a partir de ahí lleva su propia vida.

Lo que hace bien, y es bastante

Microsoft lo enumera sin adornos en su propia página de ayuda: Copilot en Excel «le ayuda a crear y editar libros» y sirve para «obtener información, generar fórmulas, crear gráficos y tablas dinámicas, aplicar formato y realizar cambios directos en el libro, todo ello describiendo lo que quiere hacer». Google, por su parte, enumera en su ayuda dos cosas que Gemini hace dentro de Hojas de cálculo: «Crear hojas» y «Completar tareas de principio a fin en hojas de cálculo». En la práctica, las tres cosas que salen bien de verdad son estas.

Escribir la fórmula que no te sale. Describes lo que quieres en castellano y te devuelve el BUSCARX o el SUMAR.SI.CONJUNTO con los argumentos en su sitio. Es el uso con mejor relación entre lo que ahorra y lo que puede estropear, porque el resultado lo calcula la hoja.

Explicarte la fórmula que escribió otro. Pega esa monstruosidad anidada que dejó quien llevaba el archivo antes que tú y pide que te la traduzca paso a paso. Aquí no hay riesgo de número inventado: el texto es una explicación, y la fórmula sigue siendo la que era.

Ordenar texto, no números. Separar nombre y apellidos, uniformar «S.L.» y «SL», clasificar comentarios en positivo y negativo, poner las provincias con la misma grafía. Son tareas de lenguaje, que es exactamente para lo que sirve un modelo de lenguaje.

Hay un detalle que cambia bastante la experiencia y que casi nadie mira: Copilot en Excel no funciona de una sola manera. Según Microsoft «ofrece tres modos: editar, planear o chatear», y la diferencia es justo la que importa aquí. En el modo de edición «edita el libro directamente en función de sus solicitudes», o sea, te toca las celdas. El modo de chat, en cambio, mantiene «las respuestas de Copilot contenidas en el chat»: te contesta y no cambia nada del archivo. Para todo lo que tenga que ver con números, el modo de chat es el prudente, porque te devuelve la fórmula y la pegas tú donde decidas. El de edición resulta comodísimo para formato, orden y limpieza: ahí un error se ve a simple vista, en vez de esconderse dentro de un número.

Lo que hace mal, y por qué no es un fallo que se vaya a arreglar

Pedirle que te dé el total, la media o «cuánto facturamos en marzo» leyendo la tabla. Puede acertar. También puede devolver una cifra con toda la seguridad del mundo y que esté mal, y no hay nada en la celda que te avise. No es un defecto de una versión concreta: es que un modelo de lenguaje se inventa la continuación más plausible del texto, que es una cosa muy distinta de ejecutar una operación aritmética.

La consecuencia práctica es una regla de una línea: si el resultado es un número que te importa, la IA tiene que darte la fórmula, no la cifra. Con la fórmula puesta, la hoja recalcula cuando cambien los datos, y cualquiera que abra el archivo dentro de un año ve de dónde sale el número.

Lo que pasó el 14 de septiembre con la función COPILOT

Durante un tiempo, y solo para quien estuviera en el programa Frontier o en el de Microsoft 365 Insider, Excel tuvo una función que hacía justo lo contrario de lo que recomienda este artículo: =COPILOT(...), que según la documentación del fabricante «le permitía proporcionar un mensaje y referencias de la cuadrícula para generar una respuesta a partir de un modelo de lenguaje de IA directamente en una celda». Una respuesta de un modelo, viviendo dentro de una celda como si fuera un cálculo.

Microsoft la ha retirado. Su página de soporte lo dice así:

Y lo que pasa con los archivos que ya la usaban lo cuenta la propia Microsoft, en una frase que describe el riesgo mejor que cualquier resumen: «Si tiene un libro que usa la función COPILOT, los resultados que ya se calcularon permanecen en el libro como valores almacenados en caché. Cuando una celda que contiene la función se recalcula, la función devuelve un #NAME? error porque ya no se reconoce».

Léelo despacio, porque describe exactamente el riesgo del que habla este artículo. Los números seguían ahí, con aspecto de estar calculados, pero eran valores guardados. Y en cuanto la hoja intenta recalcularlos, se rompen. Un dato que no se puede recalcular no es un dato: es una foto de un dato.

Microsoft aclara que sigues teniendo Copilot en Excel por el panel lateral, «que admite muchas de las mismas tareas con tecnología de IA, como resumir texto, clasificar datos, generar contenido y buscar información de la Web». Fíjate en la lista: resumir, clasificar, generar, buscar. Ni una sola de esas cuatro palabras es «calcular».

Antes de pegar nada en un chat, mira qué estás moviendo

Una hoja de cálculo de una empresa pequeña suele tener dentro nombres, teléfonos, direcciones, NIF o importes de clientes concretos. Pegar eso en un chat es sacar datos personales de tu organización y mandarlos a un tercero, con todo lo que eso implica en cuanto al RGPD y a lo que puedas responder si mañana te lo preguntan.

Hay una salida sencilla para la mayoría de los casos, y es que casi nunca necesitas pegar los datos: pega la estructura. Los nombres de las columnas, dos filas inventadas de ejemplo y la pregunta. Lo que quieres de vuelta es una fórmula, y una fórmula no necesita ver a tus clientes para estar bien escrita.

Google, en su ayuda de Gemini en Hojas de cálculo, avisa de algo parecido pero referido a otra cosa concreta, y conviene no exagerarlo. Hablando de los comentarios que envías sobre una sugerencia, dice: «Puesto que es posible que algunas personas lean tus comentarios, no envíes datos que contengan información personal, confidencial ni sensible». Es un aviso sobre el formulario de opinión, no sobre la hoja, pero deja clara la dirección del viaje.

Cinco minutos de método, y ya está

Antes de echarle la culpa al modelo, mira la forma de la hoja. Poner los datos en una tabla no es una manera de hablar: significa una fila de encabezados y nada por encima, una columna para cada cosa en vez de tres datos apretados en la misma celda, un formato por columna —las fechas como fechas, no como texto—, y ni filas en blanco de adorno ni totales intercalados en mitad del rango. Una hoja hecha para que la lea una persona, con el título en la fila 1, el logotipo flotando y los subtotales cada doce filas, es exactamente lo que descoloca a estas herramientas, porque las obliga a adivinar dónde empieza el dato. De ahí que el primer consejo de Microsoft no vaya de preguntar mejor, sino de preparar mejor: «Asigne un nombre a las columnas o rangos con los que quiere que trabaje Copilot, especialmente para solicitudes de formato y análisis».

El paso 3 es el que la gente se salta y el único que no se puede automatizar. Del resto, el que más rendimiento da por minuto invertido es el 1: con la hoja bien puesta, hasta un prompt mediocre acierta; con la hoja hecha un desastre, no hay manera de preguntar que lo arregle.

Un apunte final sobre lo que este artículo no es. Las capacidades que se citan arriba son las que Microsoft y Google publican en sus páginas de ayuda, leídas el 25 de septiembre de 2026, y ambas cambian a menudo: la función COPILOT existió, se retiró y ya solo queda su página como referencia. Esta web no prueba productos ni mide aciertos, así que nada de lo que hay aquí sustituye a comprobar tu propio archivo con tus propios datos.